Die Folgen verspäteter Unterschriften für den Geschäftsalltag und wie elektronische Signaturen Abhilfe schaffen

INTERVIEW MIT STEPHAN VANBERG, GLOBALER PROJEKTLEITER FÜR FP SIGN

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06. August 2019

Bei 66 % der deutschen Unternehmen geraten Arbeitsprozesse ins Stocken, weil sich Unterschriften verspäten – das ergab eine repräsentative Studie* im Auftrag von FP. Stephan Vanberg, globaler Projektleiter für FP Sign ¬– der digitalen Signaturlösung von FP - erklärt im Kurzinterview, warum verzögerte Unterschriften zu wahren Prozesskillern im Geschäftsalltag werden und wie Unternehmen mittels elektronischer Signaturen Arbeitsprozesse und Geschäftsabschlüsse wieder beschleunigen können.

Herr Vanberg, wie wirken sich verspätete Unterschriften auf den Geschäftsalltag im Unternehmen aus?

Das ist sicherlich jedem Unternehmer schon mal passiert: Ein wichtiges, zu unterzeichnendes Dokument fällt unter den Tisch, die Unterschrift verzögert sich und somit auch der gesamte Arbeitsprozess. Die Gründe dafür sind oft banal, zum Beispiel – offene Fragen zum Dokument, der zuständige Ansprechpartner ist nicht im Büro oder die interne Prüfung dauert länger als geplant. Und doch sind die Folgen davon alles andere als unerheblich.

Schauen wir uns diese Situation mal am Beispiel von deutschen KMUs und Großunternehmen an: Zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland haben mit verzögerten Geschäftsprozessen zu kämpfen, wenn sich wichtige Unterschriften verspäten. Jedes zweite Unternehmen verpasst so für den Geschäftsabschluss essenzielle Deadlines oder kann Drittdienstleister erst einmal nicht beauftragen. Für einen Großteil der Unternehmen haben fehlende Signaturen zusätzlich eine erschwerte Aufteilung der Mitarbeiteraufgaben zur Folge und können gar zum Verlust von Einnahmen führen. Das liegt natürlich daran, dass Leistungen ohne eine gültige Unterschrift nicht verbindlich beauftragt werden können. Mit jeder verspäteten Unterschrift gehen Unternehmen also einen, wenn nicht mehrere, Schritte zurück in der Abwicklung ihrer Geschäftsabschlüsse.

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INTERVIEWPARTNER STEPHAN VANBERG, GLOBALER PROJEKTLEITER FÜR FP SIGN

D. h. verzögerte Unterschriften können einen Geschäftsabschluss komplett zum Scheitern bringen?

Das ist leider korrekt. Jedes fünfte Unternehmen berichtet von einem Zusammenhang zwischen der Dauer des Signaturprozesses und dem Scheitern bzw. Nicht-zustande-Kommen eines Business-Deals: Je länger der Signaturprozess dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass die geschäftliche Vereinbarung überhaupt nicht stattfindet. Das ist der Grund, warum fehlende Unterschriften in vielen Fällen zum Prozesskiller werden können.

Wie können Unternehmen gegenwirken?

Diese Effizienzhürde im Unternehmen lässt sich durch den Einsatz einer neuen digitalen Office-Lösung aus dem Weg räumen: der digitalen Signatur. Die elektronische Unterschrift kann für Unternehmen, gleich welcher Größe, eine geeignete digitale Maßnahme sein, um langwierige Signatur- und somit Arbeitsprozesse wieder zu beschleunigen oder sogar mehr geschäftliche Erfolge in das Unternehmen zu bringen.

Ein Drittel der deutschen Unternehmen, die bereits eine digitale Signaturlösung nutzen, bestätigt zum Beispiel, dass diese zu mehr Geschäftsabschlüssen führt. Der Einsatz digitaler Signaturen kann nachweislich Verzögerungen beim Signaturprozess reduzieren und so den Geschäftsprozess intensivieren. So erhalten Unternehmen, die digitale Signaturen verwenden, Dokumente doppelt so häufig umgehend signiert zurück wie solche, die Scans per E-Mail versenden.

Digitale Lösungen wie die elektronische Signatur vereinfachen Kommunikationswege immens: Sie werden kürzer und dadurch viel effizienter ¬– die Lieferketten wachsen quasi zusammen.

Wie beschleunigen elektronische Signaturen Geschäftsprozesse?

Elektronische Signaturen geben Unternehmern die Freiheit, Dokumente jederzeit zu signieren und so Vorgänge voranzutreiben, ganz unabhängig von Arbeitsplatz und der Zeitzone. Browserbasierte elektronische Signaturen, wie etwa die von FP Sign, sind auf allen Endgeräten schnell und unkompliziert nutzbar. D.h. Unternehmen müssen nicht mehr darauf warten, dass der Gegenzeichner aus dem Urlaub oder dem Termin ins Büro kommt, sondern wichtige Dokumente, wie etwa Verträge und Angebote, können problemlos von unterwegs unterschrieben werden. Das liegt zum einen daran, dass die Unterzeichnung eines Dokumentes per digitaler Signatur nur wenige Klicks in Anspruch nimmt. Zum anderen werden digital unterzeichnete Dokumente elektronisch gespeichert und abgelegt, was die langwierige Dokumentenverwaltung im Unternehmen signifikant erleichtert und zudem für mehr Transparenz bei den Signaturprozessen sorgt.

An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass elektronische Signaturen absolut rechtsgültig und datensicher sind. Nicht nur das ¬– digitale Unterschriften, unter der höchsten Signaturstufe, weisen sogar eine erhöhte Sicherheit im Vergleich zu analogen Signaturabläufen auf. Die qualifizierte elektronische Signatur etwa ersetzt die händische Unterschrift und dient als eindeutiger Identitätsnachweis.

Rechtsgültigkeit ist noch immer eines der häufigsten Argumente für den Einsatz analoger Unterschriften. Doch, indem mithilfe der gesetzlichen Anerkennung elektronischer Signaturen auch diese Hürde übersprungen wurde, ist es nur logisch, digitale Signaturlösungen abteilungs- und branchenübergreifend für interne und externe Prozesse einzurichten und langwierige Signaturprozesse so auf ein Minimum zu reduzieren.

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* Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von Francotyp-Postalia durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.