Diese 6 papierlastigen Geschäftsprozesse sollten Sie jetzt digitalisieren

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18. September 2019

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in Deutschland schreitet nur gemächlich voran: In vielen Führungsetagen herrscht Angst vor der Umstellung auf digitale Lösungen, die Bedenken reichen von möglichen Implementierungsproblemen bis hin zu Datensicherheit. Doch nicht alle Digitalisierungsprozesse sind komplex und langwierig. Wir stellen sechs besonders papierlastige Geschäftsprozesse vor, die sich Unternehmer für einen Wechsel ins Digitale vormerken sollten.

1: Dokumentenablage

Mehr als die Hälfte (52 %) der deutschen Unternehmen erledigt ihre Dokumentenablage noch auf Papier*. Dabei trifft ein Großteil der Kommunikation heutzutage bereits digital, etwa in Form von E-Mails und PDFs, ein. Das führt zu einem Digitalisierungsparadox, bei dem digitale Dokumente ausgedruckt und in physischen Ordnern abgeheftet werden. Infolge dessen entstehen nicht nur eine Menge an zusätzlichem Personalaufwand, sondern auch unnötige Druckkosten.

Abhilfe schaffen hier die sogenannten elektronischen Dokumenten Management Systeme (DMS), die es erlauben, die Dokumentenablage zu digitalisieren. Somit wird eine völlig digitale Verwaltung und Archivierung der Geschäftsdokumentation ermöglicht – ohne unnötige Medienbrüche.

2: Schriftverkehr mit Kunden

Auch der Schriftverkehr mit Kunden lässt sich mittlerweile leicht digitalisieren, trotzdem erledigt über jedes dritte Unternehmen in Deutschland (41 %) diesen noch immer auf Papier.*

Dabei ist digitale Geschäftskommunikation nicht zwangsläufig immer ausschließlich mit E-Mails gleichzusetzen. Eine Vielzahl an Lösungen erlaubt es, Dokumente intern nur noch digital zu erstellen und zu versenden, selbst, wenn diese später als gedruckter Brief beim Kunden landen sollen: etwa der digitale Briefversand. Doch auch für Dokumente, die der Schriftform bedürfen oder vom Geschäftspartner in schriftlicher Form erfordert werden, weil etwa eine verbindliche Unterschrift benötigt wird, gibt es eine passende volldigitale Lösung: Elektronische Signaturservices, wie etwa FP Sign, erlauben, die eigene Signatur digital bereitzustellen und so auch bei der Unterzeichnung digitalisierter Schriftstücke dieselbe rechtliche Verbindlichkeit zu bewahren, wie bei einer herkömmlichen Unterschrift auf Papier.

So lassen sich nicht nur binnen kürzester Zeit eine Vielzahl von Dokumenten rechtssicher signieren. Die Unterzeichner müssen nicht physisch anwesend sein und können ihre Unterschrift sogar an Dritte, z. B. an ihre Urlaubsvertretung, digital delegieren. So können Mitarbeiter nicht nur den Aufwand in der Dokumentenverwaltung und Poststelle reduzieren, sondern häufige Prozesskiller im Geschäftsalltag wie Urlaub und Krankheitsfälle werden ausgehebelt.

3: Angebots- und Vertragserstellung

Ebenso wird die Angebotserstellung von mehr als jedem dritten deutschen Unternehmen noch papierbasiert erledigt (38 %)*. Bei der Erstellung von Verträgen gilt dies sogar für mehr als die Hälfte (60 %)*. Der Grund liegt auf der Hand: Diese bedürfen häufig der Schriftform und werden zudem standardmäßig händisch unterschrieben, um die notwendige rechtliche Verbindlichkeit zu erlangen.

Doch digitale Signaturen sind mittlerweile im Großteil der Fälle genauso rechtssicher wie handschriftliche Unterschriften. Unter Verwendung der höchsten Sicherheitsstufe – der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) – können diese sogar eine höhere Rechtsgültigkeit aufweisen, als herkömmliche Signaturen. Mit der QES kann somit die Mehrheit der Dokumente, die per Gesetzt die schriftliche Form erfordern, problemlos elektronisch signiert werden. Die Rechtssicherheit bei elektronischen Vertragsabschlüssen mittels einer digitalen Signatur wird auf europäischer Ebene durch die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen, kurz eIDAS, gegeben.

Der andere Vorteil ist, dass digital signierte Dokumente deutlich schneller gegengezeichnet und zurückgesandt werden, als papierbasierte: Unternehmen, die signaturbedürftige Dokumente postalisch versenden, erhalten diese in 27 Prozent der Fälle binnen zwei bis drei Tagen zurück. Unternehmen, die einen digitalen Signaturservice verwenden, erhalten solche Dokumente dagegen in 90 Prozent der Fälle in demselben Zeitraum signiert zurück. Diese massive Beschleunigung allein ist Grund genug, weshalb Unternehmer zeitnah planen sollten, auf die digitale Angebots- und Vertragserstellung umzustellen.

4: Interne Protokolle

Interne Dokumente, wie Protokolle (37 %) und Besprechungsunterlagen (45 %), werden in Deutschland bei mehr als jedem dritten Unternehmen noch auf Papier gehandhabt.

Das spart zwar kurzfristig Investitionen in die digitale Ausstattung der einzelnen Mitarbeiter (Tablets, Laptops & Co.), verursacht aber langfristig deutlich mehr Papier- und Druckkosten. Dazu geht den zuständigen Mitarbeitern durch die Erstellung und Verteilung der Drucke wertvolle Arbeitszeit verloren, die durch eine Digitalisierung sinnvoller genutzt werden könnte. Durch die Umstellung lässt sich außerdem im Sinne der Corporate Social Responsibility die Umwelt schonen, indem unnötiger Papierverbrauch merklich reduziert wird.

5: Urlaubsanträge

Knapp die Hälfte aller Urlaubsanträge wird in Unternehmen noch immer auf Papier beantragt (49 %) und zudem noch von 60 Prozent unterschrieben. Dabei bedürfen diese gar nicht der Schriftform und können stattdessen formlos gestellt werden. Komplizierte Unterschriftsprozesse auf Papier, wie sie häufig dem Alltag entsprechen, sind für diese Dokumentenart gar nicht notwendig.

Wenn trotzdem auf einer Unterschrift bestanden wird, dann reicht rechtlich, die Nutzung einer einfachen elektronischen Signatur aus. Das digitale Signieren mit FP Sign ermöglicht sogar ganz automatisch die Unterzeichnung mit der sogenannten fortgeschrittenen elektronischen Signatur, die rechtlich gesehen über eine noch höhere Beweiskraft als die einfache Signatur verfügt und jedes unterzeichnete Dokument verbindlicher macht. Somit ist auch in diesem Fall eine unproblematische Digitalisierung rasch und einfach möglich.

6: Arbeitszeiterfassung

Auch die Arbeitszeiterfassung wird noch häufig auf Papier durchgeführt. Mehr als jedes fünfte Unternehmen (21 %) hat diesen Prozess noch nicht digitalisiert. Dabei bedeutet Papier in diesem Fall sogar die doppelte Arbeit: Erst tragen sich Kollegen in eine Liste ein, im Anschluss wird diese dann vom zuständigen Mitarbeiter digitalisiert. Es stellt sich die Frage: Warum nicht gleich digital? Für kleinere Unternehmen reicht schon eine einfache Excel-Tabelle, für größere Unternehmen gibt es eine Vielzahl digitaler Lösungen und Softwares für die (deutlich genauere) Zeiterfassung.

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* Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von Francotyp-Postalia durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.