Die Lösung für Personaldienstleister

MIT FP SIGN EINE DIGITALE UNTERSCHRIFT ERSTELLEN

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22. Juli 2019

Das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) regelt den Verleih von Arbeitnehmern und stellt Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen immer wieder vor Herausforderungen, besonders bei kurzfristigen Einsätzen. Der folgende Bericht schildert die Erfahrungen, die Personaldienstleister mit der digitalen Signaturlösung FP Sign gesammelt haben und wie einfach sich mit damit eine digitale Unterschrift erstellen lässt.

Wo findet die digitale Unterschrift bei Personaldienstleistern Verwendung?

Habib Bejaoui ist FP Sign-Vertriebsmitarbeiter, berät im Arbeitsalltag häufig Personaldienstleister und weiß daher um deren akute Schmerzpunkte im Tagesgeschäft: „Arbeitnehmerüberlassungsverträge sind das tägliche Geschäft von Personaldienstleistern. Diese müssen sowohl vom Entleiher, der die Personalkraft benötigt, als auch vom verleihenden Unternehmen unterschrieben werden – allerdings bevor die entliehene Arbeitskraft ihren Dienst antritt. Besonders bei kurzfristig angesetzten Einsätzen, führt dies bei vielen Personaldienstleistern bisher zu aufwendigen Kurierfahrten durch Deutschland, um unter dem Vertragswerk eine entsprechende händische Unterschrift erstellen zu können. Eine Arbeitnehmerüberlassung bedarf der Schriftform - die händische Unterschrift kann jedoch durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden, wie die digitale Unterschrift von FP Sign. Diese digitale Lösung kommt für Personaldienstleister einer Revolution gleich, die Signaturprozesse massiv beschleunigt, unkomplizierter und effizienter macht. Stellen Sie sich die Zeitersparnis für Personaldienstleister bei durchschnittlich mehreren hundert Arbeitnehmerüberlassungen im Monat vor“, schildert Bejaoui.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann verwendet werden, nachdem ein Identifikationsprozess durchlaufen wurde, beispielsweise per Video-Ident-Verfahren. Die daraus generierten Zertifikate stehen unmittelbar danach zur Verfügung. FP Sign arbeitet direkt mit der Bundesdruckerei und deren Fernsignatur-System sign-me zusammen, um die digitale Unterschrift erstellen zu können. Beide Systeme arbeiten dabei Hand in Hand – FP Sign sorgt für die rechtskonforme Unterzeichnung der Dokumente von beiden Parteien und sign-me sorgt für die Sicherheit der digitalen Identität, die bei der Bundesdruckerei wie in einem Safe sicher verwahrt wird.

Habib Bejaoui erklärt: „Die Zusammenarbeit von FP Sign und sign-me bedeutet einen absoluten Durchbruch für alle Beteiligten, da bis dato Chipkarten und passende Lesegeräte auf beiden Seiten nötig waren, um eine digitale Unterschrift erstellen zu können. Zwar haben Personaldienstleister dieses Prinzip schon länger in Verwendung, Partnerunternehmen und Kunden konnte die Investition in derlei Hardware jedoch oftmals nicht schmackhaft gemacht werden, weshalb sich wiederum nur eine händische Unterschrift erstellen ließ. Die Gesetzesverschärfung im April 2017 brachte jedoch die Neuerung mit sich, dass beide Parteien einer Arbeitnehmerüberlassung belangt werden können, wenn eine Unterschrift erst nach Arbeitsbeginn getätigt wurde. Der Nutzen, den die digitale Unterschrift mit sich bringt, ist spätestens seit dieser Gesetzesverschärfung für alle Beteiligten offensichtlich: Es lässt sich eine schnelle und rechtlich wasserdichte digitale Unterschrift erstellen – ohne Medienbruch.“

Digitale Unterschrift erstellen: Wie FP Sign Erleichterungen bringt

Eine weitere Erleichterung für Personaldienstleister bahnt sich derzeit an: Seit einiger Zeit ist FP Sign Partner der LANDWEHR Software, die von ca. 1800 Personaldienstleistungsleistungsunternehmen genutzt wird und in Deutschland hiermit Marktführer ist. FP Sign hat seine Funktionen bereits direkt in die LANDWEHR-Software L1 integriert, sodass Nutzer digitale Dokumente direkt in der Anwendung hochladen, darauf eine digitale Unterschrift erstellen und ablegen können. Ein Wechsel der Software-Plattformen ist so nicht mehr nötig und vereinfacht die Arbeitsprozesse immens.

Nicht nur für externe Dokumentenprozesse bedeutet der Einsatz von FP Sign eine massive Vereinfachung, auch interne Genehmigungsprozesse wie Freigaben, Urlaubsanträge etc. verlaufen dadurch, dass sich eine digitale Unterschrift erstellen lässt, schneller und effizienter. Da Urlaubsanträge nicht beim Entleiher, sondern direkt beim Personaldienstleister als Arbeitgeber genehmigt werden müssen, mussten diese bisher entweder langwierig per Post oder wenig verbindlich per E-Mail erfolgen, da die Arbeitnehmer viel unterwegs sind und sich keine Unterschrift erstellen lässt. FP Sign bringt durch die digitale Unterschrift auch für derlei interne Prozesse Schnelligkeit, Effizienz und Rechtsverbindlichkeit.

Obwohl der Leidensdruck bei Personaldienstleistern so groß ist, sind Habib Bejaoui und seine Kollegen in der Beratung immer wieder mit Skepsis konfrontiert. „Die größten Bedenken herrschen vor allem dahingehend, ob die Kunden das System annehmen, die digitale Unterschrift erstellen und nutzen möchten und die digitale Transformation damit mittragen – noch immer sind nicht unerhebliche Hürden im Kopf da und Leitsprüche wie „Never change a running system“ haben nach wie vor Bestand. Für uns gilt es Begeisterung für die Neuerungen und Verbesserung zu wecken, die Einfachheit von FP Sign zu demonstrieren und hierdurch zu überzeugen. Es besteht keine Frage, ob das Prinzip digitale Unterschrift erstellen branchenübergreifend eingesetzt wird, sondern lediglich wann dies in den einzelnen Unternehmen passiert. Unternehmenskunden und Endverbraucher werden das unkomplizierte und schnelle Handling einer elektronischen Unterschrift über kurz oder lang einfordern – Unternehmen, die dann noch nicht mitziehen, werden dann sicher Überlegungen dazu anstellen müssen.“, so Herr Bejaoui. „Wir befinden uns derzeit im spannenden Pionierprozess der Einführung elektronischer Signaturen. Endverbraucher und Mitarbeiter in Unternehmen entwickeln gegenwärtig nach und nach das Bewusstsein dafür, dass ein elektronischer Signaturprozess mit der Unterschrift, die beim Paketboden geleistet wird, nicht viel zu tun hat und dahinter ein kryptographisches System inklusive Sicherheits- und Identitätszertifikaten steht. „Made in Germany“, die BSI-Zertifizierung, die Zusammenarbeit mit der Fernsignatur sign-me der Bundesdruckerei, die Anwendung der DSGVO und Rechenzentren auf deutschem Boden sind in diesem Zusammenhang wichtige Entscheidungsaspekte für die digitale Unterschrift von FP Sign. Obwohl nicht der größte Anbieter auf dem Markt, sind wir von FP Sign schnell und nah am Kunden, beantworten Fragen auf kurzem Weg, halten Seminare ab und setzen Anfragen zur Produktverbesserung möglichst zeitnah um.“, fasst Herr Bejaoui zusammen. So geht es gemeinsam in die digitale Zukunft.

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Die Anwender- und Erfahrungsberichte beruhen auf Gesprächen mit den FP Sign- Vertriebsmitarbeitern Michael Thaufelder und Habib Bejaoui, den Erfahrungen aus Ihrer täglichen Arbeit und dem Kontakt mit Ihren Kunden.

Wir bedanken uns herzlich für die Zusammenarbeit und Unterstützung!