Tipps für schnellere Abläufe im Büro

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02. September 2019

Der Büroalltag kann sehr hektisch werden, und wenn es Schlag auf Schlag kommt, kann schnell ein Rückstau entstehen. Schuld sind häufig routinemäßige Abläufe, die ein ungenutztes Verbesserungspotenzial aufweisen. Hier können bedingt bessere Arbeitstechniken, vor allem aber neue Technologien wie etwa digitale Unterschriften helfen. Damit Sie nie den Überblick verlieren, haben wir vier Tipps für schnellere Prozesse im Büro zusammengestellt.

Tätigkeiten zusammenfassen

Legen Sie ähnliche Aufgaben für sich und Ihre Kollegen zeitlich zusammen. So sparen Sie einerseits Vorbereitungszeit ein, gleichzeitig arbeiten Sie aber auch effektiver. Denn das rasche Wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten verhindert eine konzentrierte und produktive Arbeit. Versuchen Sie gleichzeitig, diese und damit verbundene Tätigkeiten so effektiv wie möglich abzuarbeiten – etwa, indem Sie analoge Arbeitsschritte auf ein Minimum beschränken. Denn insbesondere die Verwendung von Papier (52 Prozent der deutschen Unternehmen setzen beispielsweise noch immer auf eine ausschließlich papierbasierte Dokumentenablage*) sorgt für eine Vielzahl zeitraubender zusätzlicher Schritte wie etwa Drucken, Scannen und Abheften, die das effiziente Arbeiten verhindern.

Priorisieren von Aufgaben

Strukturieren Sie Ihre Arbeit nicht nur nach wichtig und unwichtig, sondern schaffen Sie Abstufungen. Was kann noch zwei, aber nicht vier Wochen warten (“Third priority”)? Was könnte prozessbeschleunigend (“Nice to have”) wirken, wenn es bereits diese Woche erledigt wird? Durch ein gegliedertes Stufensystem erledigen Sie nicht nur Ihre Arbeit effektiver, sondern schaffen mitunter auch Synergien zwischen zunächst scheinbar voneinander unabhängigen Tätigkeiten und beschleunigen so neben Ihrer eigenen Arbeit auch Prozesse, die das gesamte Büro betreffen.

Kommunikationswege verkürzen

Seit einigen Jahren geht der Trend zu Großraumbüros um. Doch wie eine Studie von Harvard 2018 herausgefunden hat, sinkt dadurch tatsächlich die persönliche Kommunikation im Team. Denn anstatt offen zu kommunizieren, greifen die Kollegen häufig lieber zur E-Mail, um den Tischnachbarn nicht zu stören. Das verlangsamt den Kommunikationsprozess im Büro massiv, denn das Schreiben, Senden, Empfangen und Lesen schriftlicher Kommunikation nimmt nachvollziehbar deutlich mehr Zeit in Anspruch, als der mündliche Austausch über den Tisch hinweg. Animieren Sie deshalb Ihre Kollegen zu mehr mündlichem Austausch und vereinbaren Sie kurze, tägliche 5-Minuten Meetings, bei denen die wichtigsten Aufgaben des Tages miteinander besprochen werden.

Auch Ihre externe Geschäftskommunikation bietet höchstwahrscheinlich eine Menge Verbesserungspotenzial – der Schriftverkehr mit Kunden wird in 48 Prozent der deutschen Unternehmen noch immer nicht digital, sondern per Papier abgewickelt. Gerade Unterschriftsprozesse, die unter anderem Vertragsabschlüsse und Auftragsbestätigungen begleiten, laufen bei 70 Prozent der Unternehmen noch immer auf Papier*.

Da eigenhändig unterzeichnete Dokumente automatisch auch immer die Notwendigkeit zusätzlicher Arbeitsschritte mit sich bringen, wie etwa Postversand oder langwieriges Hin und Her via E-Mail, bedeutet dies oft einen immensen Zeitaufwand für alle Geschäftsparteien. Häufig verspäten sich dabei Unterschriften um Tage oder sogar Wochen, was nicht selten die komplette Projektarbeit verzögert. Dabei kann der Einsatz einer digitalen Signaturlösung Kommunikationswege signifikant verkürzen. In der Praxis hat sich die Schnelligkeit digitaler Unterschriftsprozesse bereits bewährt: Unternehmen, die bereits digitale Signaturlösungen einsetzen, erhalten Angebote doppelt so häufig umgehend unterschrieben zurück, als solche, die lediglich per E-Mail versendet werden*.

Vereinfachung durch Digitalisierung des Dokumentenverkehrs

Eine der zeitintensivsten Aufgaben in vielen Unternehmen ist die Dokumentenverwaltung, vor allem wenn diese noch immer papiergebunden ist. Selbst große Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern weisen im Schnitt noch einen 54-prozentigen Anteil analoger Dokumentenmanagement-Prozesse auf*. Dabei kann die Vielzahl an Routinebürotätigkeiten rund um den Dokumentenverkehr mittlerweile unter Zuhilfenahme von digitalen Applikationen deutlich beschleunigt werden.

Doch aktuell herrscht noch immer Angst vor dem vermeintlich großen Umstellungsaufwand: Knapp ein Drittel der deutschen Unternehmen sehen diesen bei der Digitalisierung ihres Dokumentenverkehrs als größtes Hindernis*. Neben der Implementierung eines DMS für die digitale Organisation und Ablage von Dokumenten, bietet sich auch hier als begleitende Maßnahme die Einführung digitaler Signaturen an. So wird der Dokumentenverkehr rund um die zu unterzeichnenden Dokumente, die gesetzlich der Schriftform bedürfen, auch elektronisch ermöglicht und vereinfacht. Eine geeignete Lösung mit sehr geringem Implementierungs- und Schulungsaufwand ist FP Sign, der browserbasierte Service von FP für digitale Signaturen. Nachweislich lassen sich durch den Umstieg auf die elektronische Unterschrift eine Vielzahl von Arbeitsabläufen im Geschäftsalltag beschleunigen, vom Dokumentenmanagement bis zur Arbeit in der Poststelle.

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* Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von Francotyp-Postalia durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.